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メールの私的利用が疑われるスタッフへの対応

スタッフが院内のパソコンを私的なメール等に利用することにより、パソコンがウイルスに汚染されたり、患者の個人情報が流失したりする危険が生じます。

そこで、スタッフがパソコンを私的に使用しているおそれがある場合は、次のような内容を盛り込んだ規定を整備の上でモニタリングを行います。

• モニタリング対象となる機器等の私的利用（私用メール等）に関するルール（私的利用の許容範囲等）
• モニタリングを実施する権限と責任の所在（権限・責任が帰属する職制･部署等）
• モニタリングを実施する目的（収集情報の利用目的）
• モニタリングの具体的実施方法（調査の対象となる媒体等及び調査の手法、事前予告の有無等の調査実施手続き）

（平成23年4月経済産業省　情報セキュリティ関連法令の要求事項集92頁以下）

上記規定整備の他、スタッフには予めモニタリングをすることを周知し、事前に書面による確認書（承諾書）を徴取するなども検討するようにします。

貸与品を返還しない・私物を持ち帰らないスタッフへの対応

スタッフが退職する際、病医院からの貸与品を返還しない、病医院に私物を放置する、といった問題が生じることがあります。

貸与品を返還しない

退職が決まった段階で、速やかに貸与品の返還を受けておく

退職金支給規定がある場合、貸与品未返還の場合はその一部不支給とすることを就業規則に規定しておく

口頭での返還要求に応じない場合、期日までに返還しなければ訴訟を提起する旨の書面（内容証明郵便等）を送付する

私物を持ち帰らない

放置した私物については所有権を放棄し、病医院において処分しても異議を申し立てない旨の確認書をあらかじめ徴収しておく

上記確認書に従い私物を処分する場合は、書面等で期日までに引き取りに来ない場合は処分する旨を通知しておく

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